AG Elektronische Akte
Ziele und Aufgaben
Innerhalb der letzten fünfzehn Jahre wurde mit einer Reihe von Initiativen und Pilotprojekten darauf hingewirkt, die „elektronische Verwaltung“ auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu etablieren. In diesem Rahmen sind in einer Reihe von Behörden Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme (DMS/VBS) eingeführt worden, mit deren Unterstützung die elektronische Aktenführung (E-Akte) ermöglicht werden soll. Die Initiativen und Pilotprojekte erzielten bisher heterogene Ergebnisse, so dass die Nutzung von DMS/VBS bisher nur in Teilen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen gelebte Realität darstellt. Vor dem Hintergrund der in Bund und einigen Ländern (z.B. Sachsen) erlassenen E-Government-Gesetze ist allerdings bis 2020 mit einer beträchtlichen Steigerung der Zahl der genutzten Systeme auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu rechnen.
Diese Entwicklung bedeutet für alle Archive in Bund, Ländern und Kommunen, dass sie sich auf die technische und archivfachliche Herausforderung zeitnah einstellen müssen. Insbesondere in kleineren Verwaltungseinheiten, die früh (also vor etwa zehn Jahren) auf die Arbeit mit DMS/VBS umgestellt haben, besteht bereits jetzt ein großes Interesse an einer Anbietung solcher Unterlagen an die zuständigen Archive. Eine Reihe von Archiven ist technisch bereits auf die Übernahme elektronischer Akten eingestellt; andere sind noch in der Planungs- und Entwicklungsphase. Unabhängig vom jeweiligen Entwicklungsstand in den Archiven bleibt das Ziel jedoch überall gleich: Es müssen möglichst ressourcensparende Lösungen gefunden werden, die zugleich Integrität, Authentizität und Nutzbarkeit des elektronischen Archivguts gewährleisten. An diesem Punkt möchte die nestor AG E-Akte ansetzen und archiv- sowie fachübergreifend Lösungen entwickeln.
Aus diesem Grund hat sich am 17. April 2015 auf Initiative des Bundesarchivs und des Landesarchivs Baden-Württemberg die nestor AG E-Akte konstituiert. Die AG besteht aus Vertreterinnen und Vertretern der Archive des Bundes, der Länder, der Gemeinden, des Rundfunks, der Privatwirtschaft, der Kirchen und der Hilfs- und Wohlfahrtsorganisationen und steht allen Interessierten offen, die einen aktiven Beitrag zur Arbeitsgruppe leisten möchten. Die AG E-Akte veranstaltet ca. drei Mal pro Jahr gemeinsame Arbeitstreffen an wechselnden Standorten.
In der konstituierenden Sitzung hat sich die AG folgende Ziele gegeben:
- Erstellung eines Bestandskatalogs, der den Ist-Stand der vom Teilnehmerkreis vorgefundenen unterschiedlichen Formen der E-Akte (ggf. exemplarisch) abbildet
- Anforderungen der Archive an die Aussonderung aus E-Akte-Systemen unter Berücksichtigung der Diskrepanz zwischen Ist-Stand und Anforderungen sowie dem Grad möglicher Kompromisslösungen
- Vernetzung und Verbreitung der Ergebnisse der nestor-AG E-Akte, auch in Hinblick auf eine Kontaktaufnahme mit Herstellern bzw. Consultants und dem Hinwirken auf etwaige Schnittstellendefinitionen
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Letzte Änderung: 12.02.2020
